La gestion du temps est un souci quasiment universel dans le monde professionnel. Une mauvaise gestion du temps est source de stress pour l’employé, l'organisation, les relations sociales de travail et/ou le poste de travail et même les relations personnelles. On vous donne ici quelques clefs pour mieux gérer son temps.
Qu'est-ce qui fait perdre du temps au travail?
Facteurs externes : le téléphone, les visites, les réunions dont on ne sait à quelle heure elles commencent et finissent, des collègues qui nous font perdre du temps, espace de travail inadéquat, des courriers et des courriels (la liste n’est pas exhaustive).
Facteurs personnels : plus ou moins grande désorganisation, l’incapacité à déléguer, la difficulté à refuser une tâche, la tendance à remettre à plus tard, le perfectionnisme, les problèmes familiaux et personnels, etc.
Comment éviter de travailler dans l’urgence?
Certains facteurs sont indépendants de votre volonté, mais pour d’autres, vous pouvez agir. La clef de l’organisation est la planification.
- Faites-vous des listes de tâches journalières : rédiger cette liste donne un cadre à la journée et ceux qui utilisent cette technique simple expriment une satisfaction à chaque barre qui est réalisée. Ne surchargez pas votre journée.
- Pour le téléphone, mettez-vous sur la boîte vocale le temps d’organiser votre journée ou de finir ce que vous avez commencé.
- Pour les courriels, décidez d’un moment à consacrer aux courriels. Vous les ouvrez et les traitez pendant cette plage horaire.
- Pour les collaborateurs qui débarquent dans votre bureau, demandez-leur de vous appeler, d’utiliser le courriel ou de se parler durant votre pause.
- Soyez prévoyant de ce qui va arriver. Méfiez-vous de vous-même. Faites une estimation et ajoutez 30 % du temps prévu. Si c’est un travail avec des collaborateurs, ajoutez 50 % au temps qu’ils ont annoncé.
- S’il vous est difficile de vous concentrer parce que votre bureau est dans un espace de travail ouvert, il est peut-être utile de choisir un autre lieu ou un autre temps de travail.
Beaucoup de personnes possèdent deux agendas : un pour le bureau, un autre personnel. N’en utiliser qu’un seul, c’est plus facile de planifier sa semaine.